Ich habe schon vor 10 Jahren versucht viele meiner Dokumente und Fotos zu digitalisieren und bin bei dem Unterfangen kläglich gescheitert. Deswegen möchte ich euch als aller erstes gerne den Tipp geben einen Schritt vorher anzufangen und euch bewusst zu machen, auf welchen wegen Kommunikation, Fotos, Videos und Musik in euer Leben tritt. Wenn man dies konsequent durchgedacht hat, wird man meist zu dem Schluss kommen, dass man viele materielle Dinge schon in Formen von 0 und 1 in sein leben lassen kann und diese Dinge dann gar nicht mehr digitalisiert werden müssen.
Wie läuft deine Kommunikation mit Behörden, Vertragspartnern (Stromanbieter, Telefon/Fernsehanbieter, GEZ, Rathaus, etc) ab? Gibt es einen Weg Papier zu vermeiden? Viele Anbieter zahlen sogar einen einmaligen Bonus dafür, Rechnungen nicht auf dem Postweg sondern online abzuwickeln.
Wie viel an Werbung häuft sich in deinem Briefkasten? Der jährliche Katalog, der doch nur weggeschmissen wird und den es auch online gibt. Kannst du diesen nicht abbestellen? Ist eine Email manchmal nicht der schnellere und stressfreie Weg, anstelle den Postweg zu wählen? Ich habe mir vor 4 Jahren ein: „keine Werbung einwerfen“ Aufkleber auf den Briefkasten geklebt. Es hat wirklich etwas genützt. Außerdem gibt es noch die Robinson Liste wo man sich eintragen kann, damit man keine unerwünschte Werbung via Telefon erhält. Wenn man auf dieser Liste steht, wird es für die entsprechenden Unternehmen sehr teuer.
Zum Thema Dokumente ist es wichtig zu wissen, dass es Dokumente gibt, die man in Papierform besitzen muss, da Behörden und Gesetze dies so vorschreiben. In manchen Bundesländern reichen aber zum Beispiel heute schon digitale Kontoauszüge und signierte Rechnungen aus. Bitte informier dich immer an deinem jeweiligen Heimatort, wie die gesetzlichen Rahmenbestimmungen sind.
Musik digitalisieren ist eine Menge Arbeit, zumindest wenn man, wie ich, irgendwann mal 2.000 CDs besessen hat. Ich habe mir diese Arbeit komplett gespart und ein Abo eines Streamingdienstes abgeschlossen, welches monatlich kündbar ist. Weitere Musik kaufe ich online.
Außerdem sollte Ihr beim Thema Musik auch darauf achten, dass wenn Ihr alte CDs zum Beispiel verkauft, auch die entsprechenden Sicherheitskopien zu löschen, weil dies sonst strafbar ist.
Beim Thema Fotos bin ich einen radikaleren Weg gegangen. Jeder der schon einmal versucht hat mit einem Flachbettscanner 200 Fotos einzuscannen, auf die richtige Größe zu bringen und in einem sicheren Dateiformat abzuspeichern, weiß wie viel Arbeit das ist. Es gibt seit einigen Jahren professionelle Dienstleister die Fotos im 100er Pack und auch in vollen Kartons für dich einspannen. Der Preis ist zwar immerhin noch recht hoch, aber man sollte sich überlegen ob die bessere Scan Qualität und das weniger an Zeit, einem dieser Preis nicht doch vielleicht Wert ist. Ich bin dazu übergegangen meine Fotos ausschließlich mit dem Smartphone zu machen und diese dann in der Dropbox und auf einer externen Platte zu speichern. So habe ich alles gesichert und an einem Ort verfügbar.
Das Einscannen von Dokumenten ist genauso mühselig, wie das von Fotos. Hier gibt es aber auch Alternativen. Im Industriebereich gibt es Scanner mit automatischem Einzug, vielleicht bietet der Copy-Shop um die Ecke dies sogar an. So hat man in 20 Minuten 100 A4 Seiten in einer super Qualität digitalisiert. Alternativ kann ich für die Smartphonebesitzer unter euch noch empfehlen eine Scann App auszuprobieren. Ich konnte mir vorher nicht vorstellen, dass es funktioniert, aber bei mir klappt es super. Die App erkennt Schrift, Text, exportiert als PDF JPG und erkennt sogar das Papierformat. Gute Apps kosten 3-6 Euro, aber für den Test reicht auch eine die günstigere Free Version aus.
Wie es sich mit speziellen Ordnungs und Organisationstools abspielt, werde ich in einem anderen Artikel beleuchten. Aber es gibt viele Alternativen zu Kalender Filofax und Moleskine.
Wie sieht es bei euch aus? Wie digitalisiert Ihr? Ist es für euch ein Thema? Welche Tipps habt Ihr noch, die zu digitalisierenden Gegenstände zu reduzieren?